Cuando el reloj marca las horas repetidas haciendo siempre las mismas tareas, entra en escena Power Automate, la herramienta que antes se conocía como Microsoft Flow y que hoy funciona como el brazo ejecutor de la Power Platform. La idea es sencilla y bastante liberadora: cualquiera, incluso sin saber una sola línea de programación, puede conectar aplicaciones y dejar que la tecnología trabaje sola. Y lo mejor es que no hay que quedarse pegado a un ordenador, porque los flujos se gestionan desde el móvil, sea Android o iOS, coordinándolos con el PC en Windows 10 u 11.
Qué es y qué tipos de flujos permite crear
Dicho en cristiano, se trata de un software capaz de enlazar dos o más aplicaciones, ya sean del ecosistema Office 365 o de terceros, para que ejecuten acciones automáticas. Funciona como un puente inteligente: cuando pasa algo en un lado, salta la señal para que ocurra otra cosa en el otro. Al ser una plataforma low-code, no hace falta ser informático para montar rutinas propias. Esto la vuelve fundamental para eliminar las tareas más tediosas de cualquier empresa, adaptándose y creciendo según lo haga el negocio.
Microsoft ofrece varios caminos. Los flujos de nube son los más comunes y se activan ante un evento, al pulsar un botón o siguiendo un calendario. Los flujos de escritorio, o Desktop Flows, sirven para automatizar clics y procesos locales en Windows. Y los flujos de proceso de negocio actúan como una guía paso a paso para que nadie se salte ningún trámite crítico. Dentro de los de nube hay tres variantes: los automatizados saltan con un trigger, como recibir un correo del jefe, los instantáneos se disparan con un toque desde Android y los programados encajan con tareas recurrentes, como volcar datos a una base cada madrugada.
El motor: conectores, triggers y acciones
Todo se mueve gracias a un sistema de conectores, que no son otra cosa que las apps que queremos vincular. Para que un flujo funcione hacen falta tres piezas: el desencadenador o trigger, que enciende la chispa, la acción, que es lo que sucede después, y la conexión, donde metes tus credenciales. La lista de integraciones impresiona: Google Drive, SAP, Salesforce, Dropbox, Teams, Outlook y bases de datos como Oracle, MySQL o Azure SQL.
Link affiliatoLlevar la aplicación instalada en el móvil es como tener un centro de mando en el bolsillo. Se pueden aprobar solicitudes de presupuesto en pleno metro, recibir notificaciones push al instante, registrar horas de trabajo en una hoja de cálculo con un solo toque o descargar adjuntos de los correos directamente a la nube. Incluso caben accesos directos en la pantalla de inicio para lanzar flujos sin abrir menús.
Para quienes empiezan de cero existe una red de seguridad enorme de plantillas gratuitas. Basta elegir la que encaje y ajustar detalles básicos, como el correo o la carpeta de destino. Solo se necesita registrarse con una dirección de correo, y si es la primera vez con una cuenta de Microsoft, hay que darse de alta. Desde ahí se editan los flujos sobre la marcha y se vigila toda la actividad en el panel de control, en la web o en la app. La unión de Android y la versión de escritorio para Windows 11 hace que el trabajo fluya y que el software se encargue de la parte aburrida.
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Imagen: androidayuda.com